Question 1

Acabo de entrar en Gexto, ¿por dónde empiezo?

Accepted Answer

Por los datos fiscales de la empresa, después las series documentales y los tipos de IVA. Con eso ya puedes crear tu primer contacto y tu primera factura. La guía de primeros pasos de esta misma página te lleva paso a paso.

Question 2

¿Puedo traerme los datos de otro programa?

Accepted Answer

Sí. Desde Configuración → Importaciones puedes subir CSV o Excel de contactos, productos, facturas y movimientos bancarios, o conectar directamente con Holded, Sage u Odoo para descargar los datos.

Question 3

¿Cómo cambio mi contraseña?

Accepted Answer

Cierra sesión y usa el enlace de recuperación de la pantalla de acceso: recibirás un correo desde Gexto para establecer una contraseña nueva.

Question 4

¿Cuántas empresas puedo tener con un mismo usuario?

Accepted Answer

Tantas como necesites. Se crean desde Configuración → Empresas y se cambia entre ellas con el selector de la barra superior; los datos de cada sociedad están completamente separados.

Question 5

¿Por qué veo un módulo con candado?

Accepted Answer

Porque no está incluido en tu plan actual. Al pulsarlo te llevamos a Configuración → Suscripción para que veas en qué plan se incluye.

Question 6

¿Qué pasa si llego al límite de usuarios de mi plan?

Accepted Answer

No podrás invitar a nadie más hasta que liberes un usuario o subas de plan. Puedes desactivar un usuario que ya no trabaje contigo para dejar hueco.

Question 7

¿Se pierden los datos si cancelo?

Accepted Answer

No. Mantienes el acceso hasta el final del periodo pagado y los datos se conservan; si vuelves a contratar, lo recuperas todo tal y como estaba.

Question 8

¿Cómo creo mi primera factura?

Accepted Answer

En Facturación → Facturas, botón Nueva factura. Necesitas tener los datos fiscales de la empresa y al menos una serie de facturas creada; el número lo asigna Gexto al guardar.

Question 9

¿Puedo cambiar el número de una factura ya emitida?

Accepted Answer

No. La numeración debe ser correlativa, así que para corregir una factura emitida se emite una rectificativa que la referencia.

Question 10

¿Verifactu funciona de verdad o es solo un sello en el PDF?

Accepted Answer

Funciona: cada factura genera un registro de facturación con huella SHA-256 encadenada a la anterior, se envía a la AEAT y el PDF incluye el QR oficial. En la ficha de la factura puedes ver la huella y el estado del envío.

Question 11

En el PDF no aparecen mis datos fiscales, ¿por qué?

Accepted Answer

Porque la ficha de la empresa está incompleta. Rellena razón social, NIF y dirección en Configuración → Empresa y vuelve a abrir la vista previa.

Question 12

¿Cómo envío la factura al cliente?

Accepted Answer

Desde la ficha de la factura puedes descargar el PDF, enviarlo por correo o compartir el enlace del portal del cliente, donde el cliente ve el documento y su estado de pago.

Question 13

¿Puedo registrar un cobro parcial?

Accepted Answer

Sí. Indica el importe cobrado y la factura queda como parcialmente cobrada, con el resto pendiente hasta que registres el siguiente cobro.

Question 14

¿Qué datos lee el OCR de gastos?

Accepted Answer

Proveedor, NIF, número de factura, fecha, base imponible, IVA y total. Se rellenan en el formulario para que solo tengas que revisarlos y asignar la cuenta contable.

Question 15

¿Las facturas recurrentes se emiten solas?

Accepted Answer

Tú decides: puedes dejar que se emitan automáticamente en cada vencimiento o que se generen como borrador para revisarlas antes de enviarlas.

Question 16

Al crear una cuenta me dice que el tipo no es válido, ¿qué pasa?

Accepted Answer

El tipo de cuenta debe coincidir con el grupo del número que has puesto. Elige el tipo que corresponde al grupo (por ejemplo, activo para el grupo 2, gasto para el grupo 6) y podrás guardar.

Question 17

¿Tengo que contabilizar las facturas a mano?

Accepted Answer

No. Facturas, gastos, cobros, pagos y cierres de caja generan su asiento automáticamente, y el libro diario, el mayor y los balances se actualizan al instante.

Question 18

¿Gexto presenta el modelo 303 en Hacienda?

Accepted Answer

Gexto calcula el modelo y te da el desglose por casillas para presentarlo o entregarlo a tu asesoría; la presentación se hace desde la sede electrónica de la AEAT.

Question 19

¿Puedo conectar mi banco para que los movimientos entren solos?

Accepted Answer

Puedes sincronizar la cuenta con el proveedor bancario configurado o, si prefieres no conectar el banco, subir el extracto en Excel, CSV o Norma 43 tantas veces como quieras: los duplicados se descartan.

Question 20

Un cliente me ha pagado tres facturas en una transferencia, ¿cómo lo concilio?

Accepted Answer

Abre el movimiento en Conciliación y reparte el importe entre las tres facturas. Cada una queda cobrada por su parte y el movimiento conciliado al completo.

Question 21

El saldo de Gexto no coincide con el de mi banco

Accepted Answer

Suele ser por el saldo inicial de la cuenta o por movimientos aún no importados. Revisa el saldo inicial en la ficha de la cuenta e importa el extracto hasta la fecha de hoy.

Question 22

He cobrado un ticket y necesito la factura, ¿cómo la saco?

Accepted Answer

En TPV → Ventas, abre el ticket y pulsa Facturar. Se emite una factura con tu serie, las mismas líneas e impuestos, enlazada al ticket para no duplicar el ingreso.

Question 23

El TPV no me deja cobrar

Accepted Answer

Comprueba que tienes una caja abierta en TPV → Caja. Sin sesión de caja abierta no se pueden registrar ventas, para que el arqueo del turno cuadre.

Question 24

¿Puedo imprimir los tickets?

Accepted Answer

Sí. Al cobrar puedes imprimir el ticket con la impresora del navegador o de tu equipo, y también enviarlo por correo al cliente.

Question 25

¿De dónde salen las empresas que me propone al crear un contacto?

Accepted Answer

De un registro público de entidades mercantiles. Se usa solo para autorrellenar razón social, identificación y domicilio; siempre puedes editar los datos o escribirlos a mano.

Question 26

¿Un contacto puede ser cliente y proveedor a la vez?

Accepted Answer

Sí. Marca los dos tipos en su ficha y aparecerá tanto al facturar como al registrar gastos.

Question 27

¿Puedo convertir una oportunidad ganada en presupuesto?

Accepted Answer

Sí, desde la propia oportunidad. Se crea el presupuesto con el cliente y el importe ya rellenados, y queda enlazado a la oportunidad.

Question 28

¿Puedo adjuntar un PDF a una solicitud de firma?

Accepted Answer

Sí. Al crear la solicitud puedes subir el PDF o relacionar un documento que ya exista en Gexto, como un presupuesto o un mandato SEPA.

Question 29

¿Qué evidencia queda de una firma?

Accepted Answer

La huella SHA-256 del documento firmado, la fecha y hora, la IP y el navegador del firmante y sus datos. Todo ello es visible en la solicitud y en el documento firmado.

Question 30

No consigo subir archivos, ¿qué reviso?

Accepted Answer

Comprueba que tu plan tiene almacenamiento disponible en Configuración → Suscripción y que el fichero no supera el tamaño máximo. Si el archivo es muy grande, comprímelo o divídelo.

Question 31

¿Se conecta WhatsApp escaneando un QR?

Accepted Answer

No. Gexto usa la Cloud API oficial de Meta, que es la vía admitida para empresas: se conecta con el identificador del número y un token, sin escanear códigos.

Question 32

Al conectar Holded me dice que la clave no es válida

Accepted Answer

Vuelve a copiar la clave desde el panel de Holded sin espacios ni saltos de línea y comprueba que tiene permisos de lectura. El diagnóstico de la pantalla de importaciones muestra la respuesta exacta del servicio.

Question 33

¿La importación de Holded trae todos los registros?

Accepted Answer

Sí. Recorremos todas las páginas de la API, no solo las primeras. En cuentas con muchos miles de registros la importación puede tardar varios minutos.

Question 34

¿Qué puedo automatizar?

Accepted Answer

Recordatorios de facturas vencidas, avisos por WhatsApp o correo, creación de tareas, cambios de estado y llamadas a webhooks propios, con disparadores por evento o por horario.

Question 35

¿Dónde está la dirección del servidor MCP?

Accepted Answer

En Configuración → MCP. Allí tienes la URL del servidor y el token de acceso para pegarlos en tu cliente de IA compatible.

Question 36

Mi correo no se conecta

Accepted Answer

Casi siempre es la contraseña: con verificación en dos pasos necesitas una contraseña de aplicación, no la de tu cuenta. Revisa también el puerto y el tipo de seguridad (SSL o STARTTLS) del servidor.

Question 37

¿El copiloto ve todos mis datos?

Accepted Answer

Solo los de la empresa activa y siempre dentro de tus permisos. Si no tienes acceso a un módulo, el copiloto tampoco puede consultarlo.

Question 38

¿El copiloto puede crear facturas de verdad?

Accepted Answer

Sí, pero siempre te muestra primero una tarjeta con lo que va a hacer y no ejecuta nada hasta que lo confirmas.

Question 39

Me he olvidado de fichar la salida, ¿puedo corregirlo?

Accepted Answer

Sí. Edita o añade el fichaje desde Control horario; la corrección queda registrada con su autor para que el informe sea trazable.

Question 40

¿Puedo saber cuántas horas he dedicado a un proyecto?

Accepted Answer

Sí. La ficha del proyecto compara las horas dedicadas con las estimadas, por tarea y por persona.

Preguntas frecuentes de Gexto